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POLÍTICAS DE
TRATAMIENTO DE DATOS
E GLOBAL TECHNOLOGY S.A.S
TRATAMIENTO DE DATOS
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.
E GLOBAL TECHNOLOGY S.A.S., en adelante “E-Global” está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos (PTD) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
OBLIGATORIEDAD
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas y terceros que obran en nombre de E-Global.
Todos los empleados de E-Global deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de E-Global se obliguen a cumplir nuestras PTD.
El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a E-Global por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable el tratamiento de datos es E GLOBAL TECHNOLOGY S.A.S. identificada con NIT. 900.113.592 - 9, con sede principal en la Carrera 16 A No 137 – 74 Bogotá, Colombia Teléfonos (57) (1) 7460090. E-mail: datospersonales@eglobalt.com
PERMANENCIA
Las políticas y procedimientos consignadas en esta PTD aplican a las bases de datos que posee y poseerá E-Global conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
En cuanto a la permanencia de los datos, E-Global conservará indefinidamente los registros de todos sus clientes, empleados o proveedores con el fin de mantener contacto con los mismos; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la base de datos a petición del titular para lo cual se han designado los canales de atención respectivos.
DEFINICIONES
Se relacionan, algunos términos utilizados dentro de la política, los cuales resultan de total relevancia:
PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a.
AUTORIZACIÓN
En concordancia con la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de E-Global, debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. No obstante E-Global hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de Junio de 2013.
Artículo 10. “Datos recolectados antes de la expedición del presente decreto. Para los datos recolectados antes de la expedición del presente decreto, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Los Responsables deberán solicitar la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el artículo 7 anterior, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. 2. Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos. 3. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen al Responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, el Responsable podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación. Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del Responsable y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el " hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado. A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los Titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque éstos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos. 4. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1 , 2 Y 3, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente Decreto, el Responsable y Encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato. 5. En todo caso el Responsable y el Encargado deben cumplir con todas las; disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.”
Parágrafo. La implementación de los mecanismos alternos de comunicación previstos en esta norma deberá realizarse a más tardar dentro del mes siguiente de la publicación del presente decreto.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
Respetando los derechos de los titulares, E-Global pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con esta PTD y con los lineamientos normativos que la sustentan, los titulares de los datos que maneja la compañía cuentan con los siguientes derechos:
DEBERES DE E-GLOBAL
En todo momento E-Global en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. En estricto modo, E-Global solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales. A continuación, se presentan los deberes que tiene E-Global respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.
FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El Tratamiento de datos personales tiene como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin en el ejercicio del objeto social de E-Global.
Dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información, es decir si se trata de clientes, proveedores y empleados, los datos personales son utilizados exclusivamente por personas autorizadas al interior de la compañía, específicamente para las siguientes finalidades:
a) CLIENTES:
b) PROVEEDORES:
c) EMPLEADOS:
DATOS SENSIBLES
E-Global no maneja dentro de su base de datos información que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; considerados “datos sensibles”, sin embargo, y en ejercicio de nuestra actividad comercial pueden existir casos en los que este tipo de datos sean requeridos.
Si llegare a requerirse, debido a actuaciones o de hechos de interés judicial, disciplinario o fiscal, las actividades privadas y el desarrollo de la vida privada de sus socios, invitados y visitantes se mantiene bajo la cautela y la reserva privada del derecho a la intimidad y a la imagen.
Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Actualmente E-Global, maneja y almacena la información en servidores propios al interior de Colombia, los cuales son manejados bajo los mayores estándares de seguridad para la protección de sistemas y personas no autorizadas que pretendan obtener acceso sin contar con la correspondiente autorización.
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
OBJETIVO
Definir la metodología para consultas de los datos personales y tratamiento de reclamos; presentados por parte de los titulares de la información que se encuentre bajo la responsabilidad de E-Global.
PROCEDIMIENTO
La consulta se formula por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. Para el caso E-Global ha dispuesto como canal de atención el correo electrónico datospersonales@eglobalt.com
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informa al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo o no sea la persona encargada de tal fin, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La presente política entra en vigencia a partir de la publicación. Las bases de datos de E-Global, se conservan por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que disponga otras normas en materia de retención documental.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La función de tratamiento de datos personales estará a cargo de E-Global, para cualquier información relacionada con sus datos, y el estado de los mismos puede contactarse al e-mail: datospersonales@eglobalt.com
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en nuestras bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los correos electrónicos entregados a nuestra compañía.
HUGO CORTES RODRIGUEZ
Representante Legal